Comment une entreprise internationale a harmonisé ses systèmes de reconnaissance et de récompenses à l'échelle internationale

À propos de l'entreprise

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Une multinationale employant du personnel dans plusieurs régions avait mis en place divers programmes de reconnaissance dans ses bureaux à travers le monde. Cependant, ces initiatives étaient souvent gérées de manière indépendante par les équipes locales, ce qui entraînait une fragmentation des processus, des politiques de récompense incohérentes et une visibilité limitée sur les performances des programmes.

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Le défi

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Avant de mettre en place une plateforme centralisée dédiée à l'engagement, l'entreprise était confrontée à plusieurs défis opérationnels et de gouvernance dans la gestion de ses programmes de reconnaissance à l'échelle mondiale.

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‍Parmi les principaux défis figuraient :

• Des programmes de reconnaissance disparates d'une région à l'autre : les différents bureaux dans les différents pays géraient leurs initiatives de reconnaissance de manière indépendante, ce qui a entraîné un manque d'uniformité dans la structure des programmes et dans l'expérience des employés.

• Visibilité limitée sur les budgets consacrés aux récompenses : les responsables RH et les dirigeants n'avaient pas de vue d'ensemble centralisée sur la manière dont les budgets de reconnaissance étaient alloués et utilisés au sein des équipes et dans les différentes régions.

• Des processus d'approbation manuels et complexes : les programmes de reconnaissance nécessitaient souvent plusieurs niveaux d'approbation de la part des responsables, des RH et des services financiers, ce qui entraînait des retards et décourageait la participation active des responsables.

• Difficulté à garantir l'équité des rémunérations d'un pays à l'autre : les niveaux de rémunération variaient considérablement d'un pays à l'autre en raison des différences de pouvoir d'achat, ce qui rendait difficile d'assurer une répartition équitable des rémunérations à l'échelle mondiale.

• Options limitées pour l'échange des récompenses : les employés à l'échelle mondiale avaient souvent accès à des catalogues de récompenses qui ne correspondaient pas à leur région, ce qui réduisait les taux d'échange.

• Gestion complexe des programmes : la gestion des programmes de reconnaissance dans plusieurs pays obligeait les équipes RH à coordonner leurs efforts entre différents systèmes, feuilles de calcul et processus locaux.

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Conjuguées, ces difficultés ont empêché l'organisation de mettre en place des programmes de reconnaissance cohérents à l'échelle de son personnel international tout en assurant la gouvernance et le contrôle financier.

La solution

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Pour relever ces défis, l'organisation a mis en place Empuls une plateforme centralisée Empuls reconnaissance et de récompenses conçue pour favoriser l'engagement de son personnel à l'échelle mondiale.

La plateforme a permis aux équipes RH d'harmoniser les programmes de reconnaissance d'une région à l'autre, tout en conservant la souplesse nécessaire pour tenir compte des préférences locales en matière de récompenses et des processus de gouvernance.

Empuls plusieurs fonctionnalités destinées à faciliter la gouvernance globale des programmes et la gestion évolutive des reconnaissances.

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‍Marché mondial des récompenses

Empuls une plateforme mondiale de récompenses offrant des options d'échange adaptées à chaque pays dans plus de 100 pays, permettant ainsi aux employés de choisir des récompenses adaptées à leur région, telles que des bons d'achat, des séjours, des abonnements, des cartes prépayées, des articles promotionnels et des dons à des associations caritatives. Cette flexibilité a permis d'améliorer les taux d'utilisation et la satisfaction des employés.

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Configuration de l'indice du coût de la vie (COLI)

Afin de garantir l'équité dans la répartition mondiale des primes, l'organisation a mis en place des paramètres liés à l'indice du coût de la vie (COLI). Cela a permis d'ajuster le montant des primes en fonction du pouvoir d'achat régional, garantissant ainsi que les employés de différents pays reçoivent des primes d'une valeur réelle comparable.

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Budgets de comptabilisation automatisés et calculés au prorata

Les budgets de reconnaissance ont été automatiquement attribués aux responsables en fonction de la taille de leur équipe, sur la base des données relatives à la hiérarchie organisationnelle. La plateforme a calculé les budgets au prorata pour les subordonnés directs et indirects, supprimant ainsi le besoin de calculs manuels ou d'ajustements périodiques. Cette automatisation a permis de réduire les frais administratifs, de garantir une répartition précise des budgets et de donner aux responsables les moyens de reconnaître les mérites de leurs employés de manière plus cohérente, sans heurts opérationnels.

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Flux de travail à plusieurs niveaux de validation

Afin de répondre aux exigences en matière de gouvernance, Empuls a mis en place des processus de validation à plusieurs niveaux permettant aux programmes de reconnaissance et de récompense d'être examinés et approuvés par les parties prenantes concernées, telles que les responsables hiérarchiques, les responsables des ressources humaines et les équipes financières. Cela a permis aux organisations de maintenir un contrôle financier tout en garantissant une reconnaissance rapide.

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Gestion centralisée à l'échelle mondiale grâce à l'intégration avec Workday

Empuls une console administrative unique permettant de gérer les programmes de reconnaissance à l'échelle régionale, directement intégrée au système de gestion des ressources humaines (Workday) de l'organisation. Les données relatives aux employés, telles que les nouvelles embauches, les changements de poste et les départs, ont été automatiquement synchronisées, garantissant ainsi l'exactitude des critères d'éligibilité aux programmes et des droits d'accès des utilisateurs. Cette automatisation a permis de réduire les mises à jour manuelles, de simplifier la gestion globale des programmes et de donner aux équipes RH les moyens de déployer efficacement les initiatives de reconnaissance dans tous les pays et toutes les unités opérationnelles.

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Sécurité d'entreprise et accès basé sur les rôles

Empuls s'est intégré à l'authentification unique (SSO) de Microsoft afin d'offrir un accès sécurisé et fluide. Grâce à des autorisations basées sur les rôles, les équipes RH, les responsables et les administrateurs ont pu gérer les programmes de reconnaissance en fonction de leurs responsabilités, tout en garantissant une gouvernance de niveau entreprise.

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Gestion du programme mondial de récompenses pour ancienneté (LSA)

Empuls une gestion centralisée des programmes mondiaux de récompenses pour ancienneté en automatisant le suivi des étapes clés et en coordonnant la remise des récompenses, telles que des trophées, des certificats et des cadeaux personnalisés. La plateforme a facilité la livraison sans heurts aux différents lieux de travail des employés, garantissant ainsi une expérience de reconnaissance homogène dans toutes les régions tout en réduisant la charge administrative.

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Gouvernance des rémunérations et contrôles visant à garantir l'équité

La plateforme intégrait des mécanismes de gouvernance visant à favoriser une répartition équitable et transparente des récompenses. Un système de surveillance intégré permettait de détecter les risques de partialité dans l'attribution des récompenses et décourageait les pratiques inappropriées, telles que la reconnaissance en échange de faveurs, garantissant ainsi que les programmes de reconnaissance conservaient leur crédibilité et restaient en adéquation avec les valeurs de l'organisation.

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Impact

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Quelques semaines seulement après le lancement de la plateforme mondiale de reconnaissance, l'organisation a constaté une amélioration notable de l'engagement, de la participation et de l'utilisation du programme de récompenses parmi l'ensemble de son personnel.

Ces améliorations ont été rendues possibles grâce à la capacité de mettre en place des programmes de reconnaissance de manière cohérente dans toutes les régions, tout en simplifiant les processus de travail pour les responsables et les administrateurs.

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Les responsables ont pu valoriser plus facilement leurs collaborateurs grâce à des budgets spécifiques, tandis que ces derniers ont pu bénéficier de récompenses adaptées à leur région.

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Parallèlement, les responsables des ressources humaines ont pu mieux évaluer les performances des programmes de reconnaissance et l'affectation du budget consacré aux récompenses au sein des équipes internationales.

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Conclusion

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En mettant en place Empuls plateforme mondiale unifiée de reconnaissance et de récompenses, l'organisation a pu harmoniser ses initiatives en matière d'engagement tout en assurant la gouvernance et le contrôle financier dans toutes les régions.

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La gestion centralisée des programmes, les processus d'approbation structurés et les paramètres de récompenses définis à l'échelle mondiale ont permis à l'organisation de mettre en place des programmes de reconnaissance cohérents dans plusieurs pays, tout en simplifiant la gestion opérationnelle.

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Cette initiative a démontré qu'avec une plateforme et un cadre de gouvernance adaptés, les organisations peuvent déployer avec succès des programmes de reconnaissance à l'échelle mondiale tout en garantissant l'équité, la transparence et l'efficacité opérationnelle au sein de l'ensemble de leur personnel.

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