Mari Bersama-sama Melawan COVID-19 dengan Rencana Kesinambungan Bisnis

Mohon luangkan waktu untuk membaca catatan ini. Ini akan membantu Anda dalam menghadapi masa-masa sulit yang disebabkan oleh Covid-19 ini. Hal ini penting bagi kita semua, keluarga kita, klien kita, investor dan pemasok kita. Perlu diingat bahwa, semuanya masih belum pasti hingga ada kejelasan tentang penyebaran Covid dalam beberapa minggu ke depan. Oleh karena itu, apa pun yang tertulis di bawah ini dapat berubah seiring dengan perubahan situasi. Tidak ada seorang pun di dunia ini yang memiliki jawaban pasti saat ini, begitu juga kami. Oleh karena itu, untuk menghadapi masa sulit ini bersama-sama, penting juga bagi kita untuk melakukan pengambilan keputusan bersama yang melibatkan setiap anggota keluarga Xoxoday . Bagaimanapun, mencegah lebih baik daripada mengobati, dan karenanya mari kita bersama-sama mengambil semua tindakan pencegahan untuk melawan ancaman baru bagi umat manusia ini. Situasi yang luar biasa membutuhkan tindakan yang luar biasa.

Banyak tindakan yang diuraikan dalam catatan ini bersifat sementara dan murni dengan tujuan untuk berhasil memerangi tantangan yang diciptakan oleh Covid-19.

1. Kesehatan

‍Kesehatanharus menjadi prioritas utama Anda. Jaga kesehatan dan kesejahteraan Anda dan keluarga. Saat yang tepat untuk mulai memanjakan diri dengan praktik-praktik sehat yang berkaitan dengan makanan, kebersihan, kebugaran, yoga, lari, dan sebagainya untuk menjaga tingkat kekebalan tubuh yang tinggi. Hindari perjalanan yang tidak perlu dan lanjutkan bekerja dari rumah kecuali jika Anda harus berada di kantor. Kurangi kunjungan ke rumah sakit untuk pemeriksaan rutin, tunda intervensi medis jika tidak mendesak. Namun, jika Anda mengalami gejala flu dan batuk yang relevan dengan situasi saat ini, segera kunjungi dokter yang baik. Saran-saran ini sejalan dengan pandangan yang diungkapkan oleh PM kami pada tanggal 20 Maret, namun, mohon gunakan kebijaksanaan Anda sendiri saat membuat keputusan akhir.

2. Keluarga

‍Habiskanwaktu dengan keluarga Anda dan bersama mereka. Berusahalah untuk selalu mengikuti perkembangan situasi dunia, namun jangan panik atau membiarkan keluarga Anda melakukannya. Baca buku, mainkan permainan dalam ruangan, makan bersama, seperti dulu. Jangan menjadi pembawa virus corona selama pertemuan sosial atau perjalanan ke rumah.

3. Kebiasaan Baik

‍Kebiasaanbaik seperti hidup sehat, disiplin hidup seperti menabung, kembali ke dasar, mengurangi pengeluaran pribadi yang tidak perlu akan sangat membantu kita semua dan keluarga kita. Dengan pilihan dalam ruangan yang terbatas, Anda dapat mengembangkan hobi dan kebiasaan baru seperti membaca, menghabiskan waktu untuk meningkatkan keterampilan, introspeksi, dan memanfaatkan waktu untuk menyibukkan diri.

4. Bagaimana situasi ekonomi dan pasar

‍COVID-19telah menyebabkan perlambatan paksa hingga pergerakan yang hampir seperti siput di pasar global. Ada pendapat dari para ahli bahwa kemerosotan ini mungkin membutuhkan waktu dari 1 bulan hingga 2 tahun untuk bangkit kembali ke keadaan normal. Dunia mungkin akan mengalami resesi lagi yang berdampak pada pekerjaan, tingkat gaji, konsumsi, dan pengeluaran yang tidak perlu. Namun, dampak ini terjadi di seluruh dunia secara merata untuk semua orang, hampir di semua tempat. Oleh karena itu, masalah arbitrase biaya/manfaat tidak akan muncul dan dunia akan beralih ke keadaan normal yang baru. Dunia mungkin akan kembali ke masa lalu 1 hingga 20 tahun yang lalu dalam hal pengeluaran, uang tunai, penilaian, gaya hidup, investasi, tabungan, kebiasaan konsumen, dan lain-lain. Namun, orang-orang yang memiliki disiplin yang baik dalam hidup seputar gaya hidup, tabungan, dan pengeluaran tidak akan menemukan masalah apa pun selama ini.

5. Kekuatan Kami

‍Bagianterbaik dari kami adalah bahwa kami telah melalui masa-masa sulit di masa lalu dan telah kembali dengan sangat kuat. Dengan modal awal yang minim, kami telah melalui masa-masa sulit dalam 7 tahun terakhir. Kami memiliki tim yang hebat yang selalu bersedia untuk melakukan lebih dari yang seharusnya. Kami memiliki basis klien yang besar. Pendapatan kami sejauh ini tidak terpengaruh. Kami memiliki hubungan yang baik dengan para pelanggan, pemasok, investor, dan masyarakat. Mari kita manfaatkan setiap kekuatan kita.

6. Peluang dalam Kesulitan

‍Merekamengatakan bahwa masa-masa sulit tidak mendefinisikan Anda, tetapi justru menyempurnakan Anda. Kondisi ekonomi yang baru juga akan memunculkan berbagai peluang tersembunyi. Mari kita manfaatkan peluang itu lebih cepat daripada nanti. Mari gunakan waktu ini untuk mendorong batas kemampuan kita, melakukan apa pun yang mungkin untuk meningkatkan pendapatan dan mengurangi biaya. Mari kita tahan atau tunda inisiatif yang mungkin terlalu eksperimental atau hanya sekedar coba-coba. Setiap kontribusi kecil dari setiap orang akan membantu organisasi. Hal-hal yang dapat Anda lakukan -

• Fokus pada hal-hal penting dan prioritas.
• Bersiaplah untuk peluang ketika masa-masa indah itu kembali.
• Lakukan analisis SWOT, introspeksi, tingkatkan keterampilan, dan tingkatkan.
• Berpikirlah di luar aturan yang ada saat ini. Pertanyakan asumsi, gunakan Jugaads dan pikirkan bagaimana kita mendapatkan lebih banyak ROI dalam segala hal yang kita lakukan.
• Jadilah super cepat dan gesit. Mari berupaya tanpa henti untuk mewujudkan sesuatu.

7. Bekerja dari rumah dan dari jarak jauh

‍Komitmen, rasa memiliki, dan tanggung jawab Anda selama di WFH sungguh luar biasa. Mari kita teruskan. Beberapa praktik terbaik untuk kerja jarak jauh yang efektif ada di bawah ini.

• Di bawah aturan WFH dan kerja jarak jauh dalam aturan Covid, kami hanya melakukan social distancing. Pastikan bahwa jarak sosial tidak menyebabkan pemutusan hubungan sosial.
• Pastikan Anda mengerjakan pekerjaan dengan serius dari rumah agar bisnis tidak terdampak. Keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi penting untuk menjaga produktivitas selama pandemi.
• Sering-seringlah berkomunikasi dengan tim Anda melalui obrolan, email, video, dan panggilan.
• Merencanakan dan melaporkan setiap hari adalah penting. Jaga agar tujuan, peran, hasil kerja tetap jelas sehingga tidak ada ambiguitas, kesalahpahaman, dan kecemasan.
• Gunakan alat bantu perencanaan proyek dasar seperti hangout, Trello, zoom, Jira, slack, CRM, Google docs, Empuls dll untuk berkolaborasi secara efektif.
• Lakukan komunikasi yang berlebihan untuk mengurangi keraguan, masalah, dan pertanyaan. Perhatikan bahwa kurangnya komunikasi dapat menimbulkan salah tafsir & rumor, yang berujung pada bencana. Hindari bencana seperti itu.
• Rayakan kemenangan kecil, lakukan pertemuan rutin.

Bagaimana kita semua dapat berkontribusi pada Xoxoday di masa-masa ini:

• Pertama, saya harus meyakinkan Anda bahwa sebelum menghubungi Anda masing-masing, tim manajemen telah melihat sendiri langkah-langkah ini. Kami telah menerapkan langkah-langkah pengendalian yang berlaku untuk diri kami sendiri.
• Dibutuhkan waktu dan kepercayaan untuk membangun tim. Kami akan menjaga tim ini tetap utuh dengan langkah-langkah pragmatis namun manusiawi.
• Tidak perlu panik. Percayalah pada kami, percayalah pada perusahaan dan percayalah pada satu sama lain. Dengan cara ini, kami tidak hanya akan menangani situasi ini, tetapi juga membuktikan diri kami sebagai bisnis yang kompeten di masa-masa sulit.
• Jadilah seorang penipu. Berinovasilah dan doronglah satu sama lain. Banyak di antara Anda yang telah menjadi pengusaha. Banyak dari Anda yang telah menunjukkan semangat yang luar biasa dalam 7 tahun terakhir. Jadilah kuat, karena segala sesuatunya akan menjadi lebih baik.
• Pelanggan adalah tujuan utama kami. Semua yang kami lakukan harus berfokus pada satu tujuan yaitu kepuasan pelanggan.
• Perluas peran Anda jika Anda bisa. Hubungi kami jika Anda dapat berbagi lebih banyak tanggung jawab dan melakukan banyak tugas.

Apa yang harus dilakukan tim penjualan?

• Pastikan penagihan tepat waktu. Berhati-hatilah dengan segala bentuk wanprestasi.
• Ikuti semua peluang penjualan dengan baik.
• Tingkatkan keterampilan diri Anda sebanyak mungkin.
• Bersikaplah positif dan tetap termotivasi. Identifikasi aliran pendapatan baru.
• Layani klien Anda saat ini sambil mencari klien baru. Klien Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk berbicara dan berinteraksi dengan Anda sekarang. Libatkan mereka secara proaktif melalui panggilan video, konten, dll.

Apa yang harus dilakukan tim pemasaran?

• Temukan cara-cara yang hemat, pemasaran pertumbuhan, dan pemasaran tanpa uang.
• Hindari pengeluaran apa pun untuk media online atau offline karena mungkin tidak berfungsi saat ini.
• Siapkan video, blog, situs web, webinar, email, dan sebagainya agar kita siap sepenuhnya ketika ekonomi kembali normal.
• Gunakan kesepakatan barter, kemitraan yang akan sangat menonjol di masa-masa ini.

Apa yang harus dilakukan oleh tim teknologi & produk?

• Cobalah rilis yang lebih cepat untuk menjaga agar semuanya tetap bergerak.
• Menyempurnakan proses masuk ke pasar dan iterasi.
• Ukurlah pekerjaan Anda berdasarkan bagaimana hal tersebut membantu pendapatan.
• Luangkan waktu untuk mempelajari lebih lanjut tentang bisnis dan pelanggan.
• Membangun Vs bermitra. Cobalah untuk mengurangi waktu masuk ke pasar dengan cara terbaik.‍

Apa yang harus dilakukan oleh tim keuangan, SDM, dan operasional?

• Menempatkan kontrol pada biaya & pengeluaran diskresioner.
• Jaga agar informasi tetap transparan bagi semua orang di perusahaan.
• Selesaikan setiap pertanyaan/masalah untuk tim secara tepat waktu untuk memastikan produktivitas dan kesehatan.
• Lakukan negosiasi harga yang lebih baik dengan vendor Anda.

Apa yang harus dilakukan tim pemasok?

• Cobalah jalur kredit dan harga yang lebih baik dari vendor Anda.
• Hindari stok tambahan apa pun.
• Dorong pendapatan dari berbagai cara/pengungkit yang Anda ketahui.
• Pemasok akan memiliki lebih banyak waktu untuk memberi Anda lebih banyak bobot dan fleksibilitas. Libatkan mereka secara proaktif melalui panggilan video, konten, dll.

Apa yang harus dilakukan oleh tim pengiriman & kesuksesan pelanggan?

• Membantu menyelesaikan masalah pelanggan Anda tepat waktu.
• Jangan panik jika ada penundaan karena kesehatan Anda. Jika memang ada penundaan terkait kesehatan, sebaiknya beritahukan secara transparan. Semua klien akan memahami bahwa karena Corona, mungkin ada beberapa dampak dalam membalas pelanggan.
• Selalu siap sedia untuk menjawab pertanyaan pelanggan sesuai jadwal CS kami.

Kita telah berada di dunia VUCA (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous) untuk beberapa waktu sekarang. Karena wabah virus Corona, ini seperti dunia VUCA 2 yang bahkan lebih tidak pasti. Ketidakpastian mungkin menjadi normal baru dan perubahan mungkin menjadi hal yang konstan untuk beberapa waktu ke depan.

Teori kuno Darwin tentang 'Survival of the fittest' akan sangat relevan, baik tentang kesehatan kita, bakat kita, model bisnis kita, atau masyarakat secara keseluruhan. Masa-masa sulit akan selalu menunjukkan rekan kerja yang sejati dan dasar-dasar bisnis yang sesungguhnya. Akhirnya, berlian tidak lain adalah sebongkah batu bara yang bekerja dengan baik di bawah tekanan.

Kami berterima kasih atas semua dukungan Anda yang membuat kami terus maju, mengarungi masa-masa sulit dan bertumbuh selangkah demi selangkah. Kehadiran Anda memberikan rasa percaya diri & ketangguhan bahwa kami tidak sendirian. Saya yakin Anda dan orang-orang yang Anda cintai akan baik-baik saja dan menjaga keselamatan diri sendiri dan orang-orang di sekitar Anda.