دعونا نحارب كوفيد-19 معًا من خلال خطة استمرارية الأعمال

الأوقات صعبة، ولكننا نحن الأصعب. إليك كيف يمكن لخطة قوية لاستمرارية الأعمال أن تساعدك على تجاوز جائحة كوفيد-19

يرجى قضاء بعض الوقت في قراءة هذه المذكرة. سيساعدك ذلك على اجتياز هذه الأوقات الصعبة التي نشأت بسبب فيروس كورونا المستجد (كوفيد-19). هذا أمر مهم لنا جميعًا ولعائلاتنا وعملائنا ومستثمرينا وموردينا. لاحظ أن كل شيء غير مؤكد حتى تتضح الرؤية بشأن انتشار كوفيد في الأسابيع القليلة القادمة. وبالتالي، فإن كل ما هو مكتوب أدناه قد يتغير مع تغير الوضع. لا أحد في العالم لديه أي إجابات نهائية اليوم، ولا نحن أيضًا. وبالتالي، لمواجهة هذا الوقت العصيب معًا، من المهم أيضًا أن نمارس عملية صنع القرار الجماعي الذي يشمل كل فرد من أفراد الأسرة Xoxoday . ومع ذلك، فإن الوقاية خير من العلاج، وبالتالي دعونا نتخذ بشكل جماعي جميع التدابير الوقائية لمكافحة هذا التهديد الجديد للبشرية. فالأوضاع الاستثنائية تستدعي اتخاذ تدابير استثنائية.

إن العديد من التدابير الموضحة في هذه المذكرة هي تدابير مؤقتة ومحضة، وهي تدابير مؤقتة بقصد مكافحة التحديات التي أوجدتها جائحة كوفيد-19 بنجاح.

1. الصحة

‍يجبأن تكون الصحة على رأس أولوياتك. اهتم بصحتك وصحة عائلتك وعافيتك. حان الوقت المناسب للبدء في الانغماس في الممارسات الصحية فيما يتعلق بالطعام والنظافة واللياقة البدنية واليوغا والجري وما إلى ذلك للحفاظ على مستويات مناعة عالية. تجنب أي سفر غير ضروري واستمر في العمل من المنزل إلا إذا كنت بحاجة إلى التواجد في المكتب. قلل من زياراتك للمستشفيات لإجراء فحوصات منتظمة، وأجل التدخلات الطبية إذا لم تكن طارئة. ومع ذلك، إذا وجدت نفسك تعاني من أي أعراض متعلقة بالزكام والسعال ذات صلة بالوضع الحالي، فقم بزيارة طبيب جيد على الفور. تتماشى هذه الاقتراحات مع الآراء التي أعرب عنها رئيس الوزراء في 20 مارس، ومع ذلك، يرجى ممارسة التقدير الذاتي عند اتخاذ القرارات النهائية.

2. الأسرة

‍اقضِبعض الوقت مع عائلتك وكن معهم. حاول أن تبقي نفسك على اطلاع كافٍ على الوضع العالمي ولكن لا داعي للذعر أو السماح لعائلتك بذلك. اقرأ الكتب ولعب الألعاب الداخلية وتناول الطعام معًا، تمامًا كالأيام الخوالي. لا تكن حاملاً لفيروس كورونا أثناء أي لقاءات اجتماعية أو سفر إلى المنزل.

3. العادات الحسنة

‍العاداتالجيدة مثل الحياة الصحية، والضوابط الأساسية للحياة مثل الادخار، والعودة إلى الأساسيات، وتقليل أي إنفاق شخصي غير ضروري سيكون مفيدًا لنا جميعًا ولعائلاتنا. في ظل محدودية الخيارات الداخلية، يمكنك ممارسة هوايات وعادات جديدة مثل القراءة، وقضاء بعض الوقت في تحسين المهارات والتأمل والاستفادة من هذا الوقت في إشغال نفسك بشكل مفيد.

4. ما هي الأوضاع الاقتصادية والسوقية

‍أدىفيروس كورونا المستجد (كوفيد-19) إلى تباطؤ قسري إلى حركة شبه بطيئة في الأسواق العالمية. وتشير آراء الخبراء إلى أن هذا الركود قد يستغرق وقتًا يتراوح بين شهر واحد وسنتين للعودة إلى الوضع الطبيعي. وقد يشهد العالم ركودًا آخر يؤثر على الوظائف ومستويات الرواتب والاستهلاك والإنفاق غير الضروري. ومع ذلك، فإن هذا التأثير يطال الجميع في جميع أنحاء العالم بالتساوي في كل مكان تقريبًا. ومن ثم، لن تنشأ مشاكل المراجحة بين التكلفة/الفائدة وسيتحرك العالم إلى الوضع الطبيعي الجديد. قد يعود العالم من سنة إلى 20 سنة إلى الوراء من حيث إنفاقه ونقده وتقييماته ونمط حياته واستثماراته ومدخراته وعاداته الاستهلاكية وما إلى ذلك. ومع ذلك، فإن الأشخاص الذين يتمتعون بانضباط جيد في الحياة فيما يتعلق بنمط الحياة والمدخرات والإنفاق لن يجدوا أي مشكلة خلال هذه الفترة.

5. نقاط قوتنا

‍أفضلما يميزنا هو أننا مررنا بمحن في الماضي وعدنا بقوة. وكوننا نعتمد على التمويل الذاتي إلى حد كبير، فقد تعاملنا مع الأوقات الصعبة في السنوات السبع الماضية. لدينا فريق عمل رائع على استعداد دائم للذهاب إلى ما هو أبعد من نداء الواجب. لدينا قاعدة عملاء كبيرة. لم تتأثر إيراداتنا حتى الآن. لدينا علاقات جيدة مع عملائنا وموردينا والمستثمرين والمجتمع. دعونا نستفيد من نقاط قوتنا.

6. الفرص في الشدائد

‍يقولونأن الأوقات الصعبة لا تحددك بل تصقل شخصيتك. ستطرح الظروف الاقتصادية الجديدة أيضًا العديد من الفرص الخفية. دعونا نستفيد منها عاجلاً وليس آجلاً. دعونا نستغل هذا الوقت لتخطي حدودنا، ولنفعل كل ما هو ممكن لزيادة الإيرادات وخفض التكاليف. دعونا نتمهل أو نؤجل المبادرات التي قد تكون تجريبية للغاية أو مبادرات جديدة. كل مساهمة صغيرة من الجميع ستساعد المنظمات. بعض الأمور التي يمكنك القيام بها -

  • ركّز على الأمور المهمة والأولويات.
  • استعد للفرص عندما تعود الأوقات الجيدة.
  • قم بتحليل نقاط القوة والضعف والفرص والأخطار (SWOT)، واستبطانها، ورفع مستوى المهارات وتحسينها.
  • فكّر فيما وراء القواعد الحالية. شكك في الافتراضات، واستخدم Jugaads وفكر في كيفية الحصول على المزيد من العائد على الاستثمار في كل ما نقوم به.
  • كن فائق السرعة والمرونة. دعونا نبذل جهوداً حثيثة لتحقيق ما نصبو إليه.

7. العمل من المنزل وعن بُعد

لقد كان التزامك وملكيتك ومساءلتك أثناء العمل من المنزل رائعًا. دعونا نحافظ على ذلك. فيما يلي بعض أفضل الممارسات للعمل الفعال عن بُعد.

  • في ظل قواعد العمل من المنزل والعمل عن بُعد في ظل جائحة كوفيد-19، نحن نقوم بالتباعد الاجتماعي فقط. تأكد من أن التباعد الاجتماعي لا يؤدي إلى انفصال اجتماعي.
  • احرص على أن تأخذ العمل من المنزل على محمل الجد حتى لا يتأثر العمل. التوازن بين العمل والحياة الشخصية مهم للحفاظ على الإنتاجية أثناء الجائحة.
  • تواصل بشكل متكرر مع فرقك من خلال الدردشات ورسائل البريد الإلكتروني ومقاطع الفيديو والمكالمات.
  • التخطيط وإعداد التقارير اليومية أمر مهم. حافظ على وضوح الأهداف والأدوار والمنجزات حتى لا يكون هناك غموض وسوء فهم وقلق.
  • استخدم أدوات تخطيط المشاريع الأساسية مثل Hangout و Trello و Zoom و Jira و Slack و CRM و Google docs و Empuls وغيرها للتعاون بفعالية.
  • الإفراط في التواصل للحد من أي شكوك أو مشاكل أو استفسارات. لاحظ أن عدم التواصل يؤدي إلى تفسيرات خاطئة وشائعات، مما يؤدي إلى كوارث. تجنب مثل هذه الكوارث.
  • احتفل بالمكاسب الصغيرة، وقم بعقد اجتماعات منتظمة.

كيف يمكن لكل واحد منا أن يساهم في Xoxoday في هذه الأوقات:

  • أولاً، يجب أن أؤكد لكم أنه قبل الوصول إلى كل واحد منكم، قام فريق الإدارة بالاطلاع على هذه التدابير بأنفسهم. لقد وضعنا تدابير الرقابة المعمول بها لأنفسنا بالفعل.
  • يتطلب الأمر وقتاً وثقة لبناء فرق العمل. وسنحافظ على هذا الفريق سليماً بخطوات عملية ولكن إنسانية.
  • لا داعي للذعر. ثق بنا وثق بنا وثق بالشركة وثق ببعضنا البعض. وبهذه الطريقة، لن نتعامل مع هذا الموقف فحسب، بل سنثبت أنفسنا أيضًا كشركة كفؤة في الأوقات الصعبة.
  • كن نشيطاً. ابتكروا وادفعوا بعضكم البعض. لقد كان العديد منكم رواد أعمال. أظهر الكثير منكم روحاً معنوية عالية في السنوات السبع الماضية. كونوا أقوياء، لأن الأمور ستتحسن.
  • العميل هو هدفنا الحقيقي. كل ما نقوم به يجب أن يركز على هدف واحد هو إسعاد العميل.
  • وسّع أدوارك إن استطعت. تواصل معنا إذا كان بإمكانك مشاركة المزيد من المسؤوليات وتعدد المهام.

ما الذي يجب أن يفعله فريق المبيعات؟

  • تأكد من التحصيل في الوقت المحدد. كن حذراً بشأن أي تخلف عن السداد.
  • تابع جميع فرص البيع بشكل جيد.
  • ارتقِ بمهاراتك قدر الإمكان.
  • كن إيجابياً وحافظ على حماسك. حدد مصادر جديدة للإيرادات.
  • خدمة عملائك الحاليين أثناء البحث عن عملاء جدد. سيكون لدى عملائك المزيد من الوقت للتحدث والتفاعل معك الآن. قم بإشراكهم بشكل استباقي من خلال مكالمات الفيديو والمحتوى وما إلى ذلك.

ما الذي يجب أن تفعله فرق التسويق؟

  • ابحث عن طرق مقتصدة، وتسويق النمو، والتسويق بدون أموال.
  • تجنب أي إنفاق على وسائل الإعلام عبر الإنترنت أو خارجها لأنها قد لا تعمل في الوقت الحالي.
  • حافظ على جاهزية مقاطع الفيديو والمدونات والمواقع الإلكترونية والندوات عبر الإنترنت والبريد الإلكتروني وما إلى ذلك حتى نكون مستعدين تمامًا عندما يعود الاقتصاد إلى طبيعته.
  • استخدم صفقات المقايضة والشراكات التي ستكون بارزة جداً في هذه الأوقات.

ما الذي يجب أن تفعله فرق التكنولوجيا والمنتجات؟

  • جرّب الإصدارات الأسرع للحفاظ على سير الأمور.
  • صقل عملية الانتقال إلى السوق وتكرارها.
  • قم بقياس عملك مقابل مدى مساعدته في الإيرادات.
  • اغتنم هذا الوقت لمعرفة المزيد عن الأعمال والعملاء.
  • بناء مقابل شريك. حاول تقليل وقت الذهاب إلى السوق بأفضل الطرق.‍

ما الذي يجب أن تفعله فرق الشؤون المالية والموارد البشرية والعمليات؟

  • وضع ضوابط على التكاليف والإنفاق التقديري.
  • حافظ على شفافية المعلومات للجميع في الشركة.
  • حل أي استفسارات/مشاكل للفرق في الوقت المحدد لضمان الإنتاجية والصحة.
  • قم بإجراء مفاوضات تسعير أفضل مع البائعين لديك.

ما الذي يجب أن تفعله فرق الموردين؟

  • حاول الحصول على خطوط ائتمان وأسعار أفضل من البائعين.
  • تجنب أي مخزون إضافي.
  • زيادة الإيرادات من طرق/طرق مختلفة تعرفها.
  • سيكون لدى الموردين المزيد من الوقت لإعطائك المزيد من الثقل والمرونة. قم بإشراكهم بشكل استباقي من خلال مكالمات الفيديو والمحتوى وما إلى ذلك.

ما الذي يجب أن تفعله فرق التسليم ونجاح العملاء؟

  • ساعد في حل مشكلات عملائك في الوقت المحدد.
  • لا داعي للذعر لأي تأخير بسبب صحتك. إذا كانت هناك تأخيرات حقيقية متعلقة بالصحة، فمن الأفضل أن تخبرنا بشفافية. سيتفهم جميع العملاء أنه بسبب كورونا، قد يكون هناك بعض التأثير في الرد على العملاء.
  • كن متاحًا للرد على استفسارات العملاء وفقًا للجداول الزمنية لخدمة العملاء.

نحن نعيش في عالم VUCA (عالم متقلب وغير مؤكد ومعقد وغامض) منذ بعض الوقت. وبسبب تفشي فيروس كورونا، أصبحنا الآن في عالم VUCA 2، وهو عالم أكثر غموضًا. قد يكون عدم اليقين هو الوضع الطبيعي الجديد وقد يكون التغيير هو الثابت الجديد لبضعة أرباع.

ستكون نظرية داروين القديمة حول "البقاء للأصلح" ذات صلة وثيقة بالموضوع سواء كان الأمر يتعلق بصحتنا أو مواهبنا أو نماذج أعمالنا أو المجتمع ككل. فالأوقات الصعبة ستكشف دائمًا عن الزملاء الحقيقيين وأساسيات العمل الحقيقية. وأخيرًا، فإن الماس ليس سوى قطعة من الفحم التي أبلت بلاءً حسنًا تحت الضغط.

نشكركم على دعمكم الذي يجعلنا نستمر ونبحر في الأوقات الصعبة وننمو خطوة بخطوة. إن وجودك يمنحنا الشعور بالثقة والمرونة بأننا لسنا وحدنا. أنا متأكد من أنك وأحبائك ستكونون بخير وتحرصون على سلامتكم وسلامة من حولكم.

مانوج أغاروال